Archiwum i Biblioteka Krakowskiej Kapituły Katedralnej wpisane jest w historię Wzgórza Wawelskiego od około tysiąca lat służąc kapitule jako senatowi biskupa.
W średniowiecznym społeczeństwie, zwanym christianitas, ważną rolę odgrywał biskup ze swoją katedrą oraz rezydencją (rzecz jasna w pobliżu siedziby władcy świeckiego – księcia, potem króla). Sąsiedztwo rezydencji było znakiem bliskiej współpracy obu autorytetów (duchownego i świeckiego), ta zaś przekładała się na wzrost i rozwój duchowy i cywilizacyjny społeczeństwa. Grono najbliższych współpracowników biskupa stanowił kler kościoła katedralnego, tworzący wspólnotę kanonicką, które ostatecznie nazwane zostało kapitułą (capitulum).
Uprawomocnienie kapituł katedralnych w średniowiecznej Europie związane jest z promulgacją przez Ludwika Pobożnego w Akwizgranie w 816 r. słynnego capitolare. Była to reguła, którą kanonicy katedralni przyjmowali jako normę prawną. Zorganizowani w kolegia odgrywali wielką rolę w życiu Kościołów partykularnych: troszczyli się przede wszystkim o kult Boży – officium divinum, współorganizowali życie intelektualne, ekonomiczne i charytatywne. Ustrój krakowskiej kapituły ustalił się w XII i XIII wieku. Z 1292 r. pochodzi najstarszy zachowany statut kapituły, później wielokrotnie uzupełniany i rozbudowywany. Szczególną prerogatywą kolegium kanoników katedralnych posiadających stallum w chórze i vox w kapitule, był od czasów gregoriańskich wybór biskupa (w Krakowie począwszy od Wincentego zwanego Kadłubkiem, 1208 r.).
Obraz kapituły w społeczności chrześcijańskiej nabywał z każdym wiekiem nowe konotacje religijnej wspaniałości, stosownie do ewolucji liturgii i kultury następujących po sobie wieków. Sukcesywny rozwój kolegium kanoników katedralnych związany był z wieloma różnymi nurtami – począwszy od stricte duchowego poprzez intelektualny aż do politycznego. Pierwszy związany był ze służbą bożą w katedrze. Do istotnych zadań kapituły należała liturgia katedralna, troska o obsadę posad duszpasterskich w katedrze, starania o nabywanie i utrzymanie ksiąg liturgicznych, ascetycznych, kaznodziejskich i w dzisiejszym rozumieniu tego słowa naukowych. Nurt intelektualny początkowo łączony był z prowadzeniem szkoły katedralnej, a w późniejszych stuleciach z krakowskim Studium Generale. To jak duży udział miała kapituła w życiu umysłowym średniowiecznego Krakowa odzwierciedlają zbiory biblioteki kapitulnej z pierwszym – znanym na całej Słowiańszczyźnie – spisem biblioteki z roku 1110 (Kraków, AiBKKK, Ms 84, k. 249v, zdjęcie obok). W bibliotece tej znajdowało się bowiem wiele dzieł uczonych średniowiecznych, które zostały przywiezione ze szkół zachodnich przez studiujących tam członków kapituły; życie intelektualne kanoników katedralnych poznajemy nie tylko po ich bibliotekach, przechowywanych w miejscach, z którymi byli oni związani, ale także po ich działalności i twórczości, wskazującej na zainteresowania i kulturę umysłową poszczególnych kanoników.
Krakowscy kanonicy to duchowni związani z dworem, urzędnicy królewscy czy wreszcie pracownicy kancelarii, z których to tradycyjnie rekrutowały się kadry do królewskiej służby dyplomatycznej, polityki skarbowej czy sądowniczej. Stąd wynika kolejny, polityczny nurt ich działalności. W skład kapituły zawsze wchodzili członkowie z wykształceniem uniwersyteckim, dlatego też władcy korzystali z ich potencjału intelektualnego.
Kanonicy katedralni (indywidualnie i jako korporacja) stali się adresatami licznych darowizn otrzymywanych od książąt, królów i prywatnych darczyńców, nie pomijając także własnych biskupów. Bogaty stan majątkowy, którym zarządzała kapituła, wpływał na rozwój ekonomiczny miast czy wsi będących w ich posiadaniu. Jednocześnie z dobrami materialnymi od monarchów i biskupów kapituła otrzymywała różne uprawnienia i przywileje. Zrozumiała więc była troska kanoników o dokumenty – ich gromadzenie i przechowywanie.
Liczne funkcje i zadania prowadzone przez kanoników katedralnych pochłaniały wiele czasu, stąd też często kanonicy troskę duszpasterską zlecali zastępcom. Przy krakowskiej katedrze pojawiło się zatem wiele kolegiów kapłańskich mniejszych: wikariusze, psałterzyści, mansjonarze, rorantyści, altaryści i in. Świadectwa ich istnienia i działalności w archiwum kapitulnym mają swoje osobne zbiory.
Sytuacja zmienia się po Soborze Trydenckim, biskupie projekty pasterskie zaczęły różnić się nieco od programów kapitulnych w kontekście kulturowym, jak i nowej polityki państwowej. Od tego czasu zauważalny staje się coraz częściej dystans między biskupem a kanonikami. Tym ostatnim niejednokrotnie bliższa była polityka władców niż starania pasterskie biskupów.
Procedury kapituły katedralnej do dziś ukształtowane są w konkretne ramy zredagowane w statutach. Tym samym zasady archiwum kapitulnego regulowane są ustawami zawartymi w statutach, jak i w biskupim ustawodawstwie powizytacyjnym. Powszechne regulacje prawne dla kanoników katedralnych ukształtowane zostały w kodeksie z 1917 r., a potem w 1984 r. Każda autonomiczna kapituła rządzi się swym statutem – obecnie krakowska kapituła posługuje się statutem zatwierdzonym przez abpa Marka Jędraszewskiego.
Historię kapituły jak i jej działalność w ciągu wieków można odczytać z wyposażenia katedry – jej artystycznych elementów oraz ze zbiorów archiwum. Dzięki zachowanym archiwaliom przy katedrze krakowskiej widać, iż w interesie kanoników zawsze było strzec pergaminów dawnych – poświadczających posiadanie dóbr, praw zawartych w przywilejach przyjętych od papieża, biskupa, książąt i królów – jak i dokumentów współczesnych. Kapituła oprócz ksiąg protokołów powstałych ze spisywania swych zebrań, przywiązywała wielką wagę do uporządkowania dokumentów jak i rękopisów bibliotecznych przechowywanych w swej instytucji, o czym świadczą liczne inwentarze. Dozór dokumentów był zlecany jednemu z kanoników. Wywodzący się z grona kanoników archiwariusz zajmował się m.in. redagowaniem katalogów i sporządzaniem inwentarza.
Świadectwem bogatej działalności kanoników w archiwum są zbiory ksiąg o rozmaitej tematyce np. fundacji, przywilejów, zwolnienia papieskie i książęce, testamenty, darowania, najmy, transakcje, umowy i mandaty, inwentarze sprzętów i kościołów, odpisy orzeczeń i wyroków sądowych.
